Nie zakładaj firmowej skrzynki na gmailu!

Wielu początkujących przedsiębiorców popełnia ten błąd. 1 2 3 kilka kliknięć i dumnie prezentują swoją skrzynkę moja-firmowa-skrzynka@gmail.com. Dlaczego uważam to za błąd? Przyczyn jest co najmniej kilka. Dwie najważniejsze to: kwestia wizerunkowa i bezpieczeństwo.

Firmowy adres email uruchomiony założony w dwie minuty za pomocą darmowej usługi wygląda bardzo nieprofesjonalnie. Odkrywa niską świadomość informatyczną w firmie i mimo, że uruchamiany bez złych intencji często budzi wątpliwości co do wiarygodności. Umówmy się, taką skrzynkę może założyć każdy. To jej największy plus a jednocześnie największy wizerunkowy minus.

Jako drugą ważną kwestię wymieniłem bezpieczeństwo. Ale jak to? Miliony ludzi ma skrzynki na gmailu i się nie boi. Przecież o bezpieczeństwo dba największa firma na świecie. Tak – zgadza się. Nie chodzi mi o strach związany z przejęciem dostępu do skrzynki.

Po pierwsze gmail jest dedykowany dla osób prywatnych nie firm. Dla firm google posiada inną usługę (gsuite), która już darmowa nie jest. Podstawowa skrzynka jest darmowa ze względu na przychodzące reklamy i pracującą analitykę… musisz mieć świadomość, że Twoja poczta będzie czytana w locie przez automaty googla, co trochę słabo koresponduje z poufnością jaką wypadałoby zapewniać swoim klientom. Dodatkowa kwestia, którą warto rozważyć to uzależnienie pewnego obszaru swojego biznesu od firmy trzeciej. Jeśli google zmieni regulamin swojej usługi, lub np. uzna jakieś Twoje działanie (nawet nieumyślne) za niezgodne z regulaminem usługi to może zablokować Ci dostęp do skrzynki lub całkowicie ją usunąć.

Plusy firmowej skrzynki założonej na gmailu:

  • można ją uruchomić w kilka minut
  • jest darmowa
  • działa bardzo sprawnie
  • wydaje się być wygodna na początkowych etapach rozwoju firmy

Minusy firmowej skrzynki założonej na gmailu:

  • stawia pod znakiem zapytania wiarygodność firmy
  • jest to usługa dedykowana dla osób prywatnych
  • uzależnia Cię od regulaminu usługi
  • istnieje ryzyko bezpowrotnej utraty skrzynki

Dzisiejszym standardem jest, że firmy dysponują swoimi domenami (adresami internetowymi) oraz skrzynkami pocztowymi powiązanymi właśnie z domeną firmową. W przeciwieństwie do kosztu stworzenia strony internetowej, koszt uruchomienia i obsługi firmowej skrzynki pocztowej jest bardzo niski. Omówię go dokładnie w następnym wpisie na blogu. Owszem jest to koszt stały jaki musisz wkalkulować sobie w działalność. Pamiętaj jednak, że email będzie jednym z Twoich podstawowych narzędzi pracy jeśli chodzi o internet.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *