Ile kosztuje firmowa skrzynka pocztowa?

W poprzednim wpisie „Nie zakładaj skrzynki firmowej na gmailu” przedstawiłem wady darmowego rozwiązania. Najlepszym rozwiązaniem jest uruchomienie skrzynki pocztowej na własnym serwerze z użyciem własnej domeny – adresu internetowego.

Serwer obsługujący ruch wiadomości to dla większości małych firm ten sam serwer gdzie zamieszczona będzie w przyszłości strona internetowa. Rozglądając się za serwerem dla swojej poczty tak naprawdę musisz rozglądać się za serwerem dla poczty oraz strony internetowej. Na tym etapie zanim jeszcze przejdziesz do analizy konkretnych ofert zastanów się w jaki sposób chcesz korzystać ze skrzynki pocztowej.

Jaka wielkość skrzynki pocztowej?

Masz dwie opcje korzystania ze swojej skrzynki. Możesz używać:

  • jeden program pocztowy typu Outlook, Thunderbird czy aplikacja w telefonie
  • wiele programów i urządzeń oraz klient pocztowy w przeglądarce

Jeden program do obsługi poczty firmowej

Większość firm korzysta z poczty firmowej za pomocą programu pocztowego. Programy pocztowe mają szereg zalet. M.in. pozwalają na dostęp do archiwum poczty nawet gdy komputer jest pozbawiony połączenia z internetem. Sprawdzanie nowej poczty odbywa się na żądanie, więc możemy ustawić sobie jak często oraz czy w ogóle otrzymujemy powiadomienia o nowych wiadomościach. I teraz najważniejsze. Konfigurując program pocztowy masz wybór czy chcesz pozostawiać kopię wiadomości na serwerze czy nie. Jeśli wybierzesz opcję pobierania wiadomości do programu pocztowego i nie pozostawiania kopii na serwerze to Twoja skrzynka będzie potrzebowała tylko tyle miejsca ile zajmują bieżące wiadomości. Takie rozwiązanie pozwala na zakup bardzo małej przestrzeni wybierając serwer. To bardzo ekonomiczne rozwiązanie. Pamiętaj, że niesie za sobą konieczność dużej dbałości o sprawność komputera i programu pocztowego. Gdy program zawiedzie i nie stworzysz kopii zapasowej swojego archiwum to w wyniku problemów technicznych możesz je stracić. Dodatkowo opcja pobierania wiadomości z serwera blokuje Ci możliwość odczytywania wiadomości na kilku urządzeniach jednocześnie. Jeśli np. komputer pobiera wiadomości i nie pozostawia kopii aplikacja pocztowa w telefonie już ich nie zobaczy. Podsumowując:

Jeśli planujesz używać tylko jednego urządzenia do obsługi poczty i wszystkie wiadomości pobierać sobie na komputer to potrzebujesz minimalnej ilości miejsca na serwerze do obsługi skrzynki pocztowej.

Obsługa poczty na wielu urządzeniach

Co raz popularniejszym rozwiązaniem jest obsługa poczty na wielu urządzeniach. Konfigurujesz skrzynkę pocztową w telefonie, w programie pocztowym na komputerze w biurze, czasem jeszcze dodatkowo na innym np. przenośnym komputerze. Gdy coś złego stanie się z Twoim telefonem czy komputerem możesz bardzo szybko uruchomić pocztę na tymczasowym urządzeniu łącząc się przez klienta pocztowego w przeglądarce.

Najprawdopodobniej docelowo będzie będziesz się interesować właśnie takim rozwiązaniem. Jeśli chcesz korzystać z wielu urządzeń jednocześnie Twoje wiadomości muszą fizycznie znajdować się na serwerze. Programy pocztowe mogą pobierać sobie wiadomości ale nie usuwają ich z serwera. Serwer jest w tedy Twoją stałą kopią. To najwygodniejsze rozwiązanie ale wymaga od Ciebie zastanowienia się ile miejsca na serwerze potrzebujesz.

Koszty domeny i serwera dla skrzynki pocztowej

Koszt domeny dla poczty firmowej

Domena internetowa czyli adres, który będzie kierował do Twojej strony oraz poczty to w skali prowadzenia biznesu mały koszt ponoszony raz do roku lub jeszcze rzadziej. Więcej na temat domen dowiesz się w osobnym wpisie. Już teraz mogę Ci powiedzieć, że roczny koszt utrzymania domeny wacha się w widełkach od kilkudziesięciu do stukilkudziesięciu złotych. Koszt zmienia się w zależności od tego jakie wybierzesz rozszerzenie (pl, com, waw.pl) i jakiego operatora. Od razu przestrzegam Cię przed nacinaniem się na darmowe lub prawie darmowe domeny. Jeśli Twój pomysł na biznes to plan na dłużej niż 12 miesięcy to bardziej od kosztu początkowego będzie Cię interesował koszt odnowienia w późniejszych latach.

Koszt serwera dla poczty firmowej

Tu musisz przygotować się na większy koszt. Wybór serwera jest ściśle związany z tym jak będzie wyglądała Twoja strona internetowa i ile miejsca na dane potrzebujesz. Jeśli zdecydujesz się korzystać z poczty w wyżej opisanym trybie z pozostawieniem kopii wiadomości na serwerze – to również to miejsce musisz brać pod uwagę kupując serwer. Na rynku jest masa oferta ale w początkowych założeniach możemy uznać, że podstawowy serwer dla strony i poczty firmowej to koszt między sto kilkadziesiąt a kilkaset złotych rocznie. Tu wiele zależy od tego jakie parametry ma serwer, obszerny wpis na temat wyboru serwera opublikuję niebawem.

Podsumujmy koszty

Uśredniając domena to niech będzie koszt 80 zł a serwer 250 zł. Łącznie daje nam to średnio raz do roku wydatek wysokości mniej więcej 330 zł netto. Najtaniej w chwili obecnej da się to sensownie zorganizować za kwotę 180 zł.

W tych kwotach będziesz posiadać serwer dla strony internetowej oraz poczty. Ten zestaw pozwoli Ci na uruchomienie co najmniej kilku skrzynek pocztowych. Uśredniając więc te koszty i przeliczając na pojedyncze skrzynki mogą wychodzić kwoty rzędu kilkadziesiąt złotych rocznie za skrzynkę.

Dla stawiającego pierwsze kroki przedsiębiorcy może wydawać się to dużo. Nie mam niestety dobrych wiadomości. To absolutna podstawa i jeden z najmniejszych kosztów związanych z marketingiem i promocją Twojej firmy w sieci. Jeśli taki koszt wydaje Ci się duży to musisz zmienić perspektywę. Weź pod uwagę, że jest to narzędzie z którego będziesz korzystać co dziennie. Koszt profesjonalnie wyglądającego adresu pocztowego, sprowadza się w sumie do kilku może kilkunastu zł miesięcznie za jedną skrzynkę. Dodatkowo te same usługi (serwer i domena) będziesz jednocześnie wykorzystywać dla swojej strony internetowej.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *